Su organización ha decidido aprovechar las ventajas de la externalización, pero le preocupa cómo gestionar con éxito un proyecto en el extranjero. Una gestión adecuada es crucial para el éxito de un proyecto de externalización en el extranjero, y si se gestiona bien, puede estar seguro de ver una mejora notable en su productividad. La clave para gestionar una asignación en el extranjero es seguir un plan bien definido desde el inicio.
Si espera un aumento en el rendimiento y una reducción de costos, debe seguir estrategias de gestión eficaces que le ayuden a alcanzar sus objetivos de externalización y a mejorar su negocio. El éxito de la externalización offshore depende de la gestión de riesgos, un mayor control del proyecto, una mejor coordinación y la reducción de las probabilidades de fracaso. A continuación, le presentamos algunos consejos para ayudarle a iniciar una exitosa estrategia de externalización.
1. Cómo gestionar los riesgos de costes
Su principal razón para externalizar es reducir costos, por lo que es fundamental que ahorre al máximo. Hay proveedores de servicios que pueden ofrecerle servicios a bajo costo, pero los costos ocultos o el costo inicial del proyecto podrían hacerle pagar mucho más de lo esperado. Para evitar estos riesgos, contrate a un proveedor que ofrezca servicios sin costos ocultos de infraestructura, mantenimiento ni capacitación. Asegúrese de que su proveedor ofrezca total transparencia financiera y le envíe facturas periódicas. Analizar el costo total del proyecto y el alcance del trabajo con el proveedor le dará una idea clara del costo de su proyecto de externalización incluso antes de comenzarlo.
2. Cómo gestionar los riesgos de comunicación
La comunicación regular, abierta y directa con su proveedor de servicios externos es fundamental para el éxito de su proyecto. Elija un proveedor de servicios que cuente con sistemas de comunicación establecidos, como correo electrónico, teléfono y chat. Para mantenerse al tanto del progreso de su proyecto, solicite actualizaciones diarias y celebre reuniones semanales. Comuníquese directamente con su proveedor para cualquier pregunta que pueda tener. Dé instrucciones claras sobre cómo desea que se realice el trabajo.
Explique que desea que los empleados de su proveedor le comuniquen directamente cualquier consulta sobre el proyecto. Aclare estas dudas de inmediato y proporcione retroalimentación periódica para evitar contratiempos o retrasos. Para reducir los descuidos de comunicación, asegúrese de comunicarse abierta y constantemente con su proveedor.
3. Cómo gestionar los riesgos de transferencia de conocimiento
Para ver un aumento significativo en la productividad, debe garantizar una transferencia fluida de conocimientos entre su empresa y su proveedor externo. Antes del inicio y durante el desarrollo del proyecto, asegúrese de que toda la información importante se transmita directamente a su socio de externalización. Resuelva cualquier duda que pueda tener su proveedor y cree un espacio común donde compartir documentos y hojas de cálculo fácilmente. Una transferencia de conocimientos eficaz garantiza un resultado exitoso.
4. Cómo gestionar los riesgos de rendimiento
Para evitar al máximo los riesgos asociados con el rendimiento, establezca un cronograma con su proveedor al inicio del proyecto y asegúrese de que el trabajo se complete dentro de este plazo. Contactar con referencias de clientes anteriores puede darle una idea clara del rendimiento y el nivel de calidad del proveedor. Unas semanas o meses después de iniciar el proyecto pueden ayudarle a comprender mejor el rendimiento real de su proveedor de servicios. Con base en esto, puede realizar ajustes, si los hubiera, al cronograma del proyecto.
Las revisiones periódicas del proyecto y el análisis del trabajo pueden ayudarle a seguir su progreso. Aborde los contratiempos a medida que surjan para evitar retrasos. Si bien el tiempo es un factor importante, asegúrese de que su proveedor no lo compense en detrimento de la calidad.
5. Cómo gestionar los riesgos de la externalización
No permita que el riesgo le impida aprovechar las ventajas de externalizar en India. Como en cualquier proyecto, la externalización puede conllevar riesgos, especialmente en el caso de la externalización offshore, pero puede minimizarlos. Antes de elegir un proveedor o externalizar su trabajo, evalúe exhaustivamente todos los posibles riesgos. Analice estos riesgos y llegue a un consenso sobre cómo abordarlos en caso de que se presenten.
6. Cómo gestionar una crisis
Elija un proveedor de servicios con experiencia previa en la prestación de servicios offshore. Solicite referencias de clientes e investigue los antecedentes del proveedor. Contratar a un proveedor experimentado y confiable puede evitar situaciones catastróficas. Antes de externalizar, analice si su empresa puede afrontar cualquier imprevisto de forma financiera y profesional.
Invierta en la relación de outsourcing
No contrate al primer proveedor externo que encuentre. Solicite referencias previas e investigue a fondo sus antecedentes antes de elegir un proveedor de servicios. Asociarse con un proveedor confiable puede ayudarle a beneficiarse de una relación de externalización a largo plazo. La comprensión mutua, la transparencia financiera, la flexibilidad, la comunicación directa y el seguimiento regular entre usted y su proveedor pueden ayudarle a lograr una buena colaboración de externalización. Invertir en la externalización puede ayudarle a reducir costes y, al mismo tiempo, aumentar su rentabilidad.
Organice su empresa antes de externalizar
Antes de externalizar, revise el funcionamiento de su organización y realice los cambios necesarios. Puede empezar evaluando sus capacidades internas y distribuyendo equitativamente el trabajo entre su proveedor externo y su equipo interno. Puede considerar externalizar funciones comerciales no esenciales mientras gestiona internamente su negocio principal.
Elija un gerente de proyecto o un equipo para supervisar a su proveedor y atender consultas. Capacite a sus recursos sobre cómo gestionar eficazmente un equipo externo y aprovechar al máximo un proyecto externalizado. Explique a su equipo la importancia de la comunicación y la transparencia con el proveedor. Contar con una sólida gestión interna puede ayudarle a gestionar con éxito sus proyectos de externalización.
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